English

Terms of Use for the Trainee Portal

1. General Provisions

These Terms of Use govern access to and use of the Trainee Portal, a digital training record book for maritime cadets, run by Mainbrace OÜ (Estonia) on behalf of maritime schools and shipping companies. By using the portal, users agree to follow these rules of use.

2. Purpose of the Portal

The Trainee Portal is used only to record, track and verify cadets' studies and onboard practical training.

3. Personal Data

The school is the controller of a cadet's training record; the shipping company is the controller of its staff accounts and onboard records. Mainbrace OÜ processes the data on their behalf as a processor, under a data processing agreement (GDPR Article 28).
How personal data is processed, on what legal basis, who can see it, how long it is kept and what rights users have is explained in the Privacy Notice (/privacy).
Accepting these Terms of Use means agreeing to the rules of use. It is not consent to the processing of personal data; the processing is based on the school's educational task, the practice contract and the legal requirements for seafarer training.

4. Feedback and Data Sharing

Officers can record practice feedback, sign-offs and monthly confirmations about a cadet. These records are shared only with the cadet, the cadet's school, the shipping company and the officers of the cadet's ship. The cadet sees practice feedback once it has been signed. Data is not shared with unauthorised third parties.

5. User Responsibilities

Users must give accurate information, keep their sign-in details and employee ID card confidential, and use the portal only for professional and educational purposes. Misuse of the portal or unauthorised extraction of data is prohibited.

6. User Rights

Users have the rights described in the Privacy Notice, including access to and correction of their data. Requests can be sent to meeliskaljo@gmail.com. Users can also complain to the Estonian Data Protection Inspectorate (Andmekaitse Inspektsioon).

7. Retention

Training records are kept for 5 years after the end of the cadet's last practice period and then anonymised automatically, as described in the Privacy Notice.

8. Changes

Mainbrace OÜ may update these Terms of Use. Users are asked to accept a new version at their next sign-in.

Eesti keeles

Trainee Portaali kasutajatingimused

1. Üldsätted

Käesolevad kasutajatingimused reguleerivad Trainee Portaali – meresõidukadettide digitaalse praktikapäeviku – kasutamist. Portaali haldab Mainbrace OÜ (Eesti) mereõppeasutuste ja laevandusettevõtete nimel. Portaali kasutades nõustub kasutaja järgima neid kasutusreegleid.

2. Portaali eesmärk

Trainee Portaali kasutatakse ainult kadettide õpingute ja pardapraktika salvestamiseks, jälgimiseks ja tõendamiseks.

3. Isikuandmed

Kadeti praktikaandmete vastutav töötleja on kool; oma töötajate kontode ja pardaandmete vastutav töötleja on laevandusettevõte. Mainbrace OÜ töötleb andmeid nende nimel volitatud töötlejana andmetöötluslepingu alusel (isikuandmete kaitse üldmääruse artikkel 28).
Kuidas ja mis alusel isikuandmeid töödeldakse, kes neid näeb, kui kaua neid hoitakse ja millised on kasutaja õigused, on kirjas privaatsusteates (/privacy).
Kasutajatingimustega nõustumine tähendab kasutusreeglitega nõustumist. See ei ole nõusolek isikuandmete töötlemiseks; töötlemine põhineb kooli õppeülesandel, praktikalepingul ja meremeeste väljaõppe õigusnõuetel.

4. Tagasiside ja andmete jagamine

Ohvitserid saavad sisestada kadeti kohta praktika tagasisidet, ülesannete kinnitusi ja igakuiseid kinnitusi. Neid andmeid jagatakse ainult kadeti, tema kooli, laevandusettevõtte ja kadeti laeva ohvitseridega. Kadett näeb praktika tagasisidet pärast selle allkirjastamist. Andmeid ei jagata volitamata kolmandate isikutega.

5. Kasutaja kohustused

Kasutaja peab esitama tõeseid andmeid, hoidma oma sisselogimisandmed ja töötaja ID-kaardi teistele kättesaamatuna ning kasutama portaali ainult tööalastel ja õppe eesmärkidel. Portaali väärkasutamine ja andmete volitamata väljavõtmine on keelatud.

6. Kasutaja õigused

Kasutajal on privaatsusteates kirjeldatud õigused, sealhulgas õigus tutvuda oma andmetega ja nõuda nende parandamist. Pöördumised saab saata aadressil meeliskaljo@gmail.com. Kasutaja võib esitada kaebuse ka Andmekaitse Inspektsioonile.

7. Säilitamine

Praktikaandmeid hoitakse 5 aastat pärast kadeti viimase praktikaperioodi lõppu ja seejärel anonüümitakse need automaatselt, nagu on kirjeldatud privaatsusteates.

8. Muudatused

Mainbrace OÜ võib kasutajatingimusi uuendada. Uue versiooniga nõustumist küsitakse kasutajalt järgmisel sisselogimisel.