English
Privacy Notice for the Trainee Portal
Version 2 · 4 November 2026
This notice explains how personal data is processed in the Trainee Portal, the digital training record book for maritime cadets. It applies to cadets, ship officers, company staff and school staff who use the portal.
1. Who is responsible for your data
Controllers. The organisations that decide why your data is processed are the controllers:
- Your school (maritime educational institution) is the controller for a cadet's training record: the record book, task sign-offs, tests, COLREG results, practice feedback, monthly confirmations and practice summaries.
- The shipping company is the controller for its own staff accounts and for its onboard records: vessels, placements of cadets, onboard periods, task division, monthly confirmations and the supervision report.
Processor. Mainbrace OÜ (Estonia) runs the portal on behalf of the schools and companies and processes data only on their written instructions (data processing agreement, GDPR Article 28).
Contact. For questions about your data, or to use your rights, write to meeliskaljo@gmail.com. We pass your request to the school or company that is responsible, or answer it ourselves on their behalf.
2. Why we process your data and on what legal basis
- Recording and verifying a cadet's practical training (record book, sign-offs, tests, feedback, confirmations, summaries): for the school this is a task carried out in the public interest under the laws on vocational and higher education (GDPR Article 6(1)(e)); for the company it is the practice contract and the seafarer training requirements of the STCW Convention and the Maritime Safety Act (Article 6(1)(b) and (c)).
- Organising onboard training (vessels, periods, task division, planning): the practice contract and the employment relationship of the officers (Article 6(1)(b)).
- Accounts and security (sign-in, two-step verification, employee ID cards, security logs): the legitimate interest of the controllers and of Mainbrace OÜ in keeping the records reliable and protected (Article 6(1)(f)).
The portal does not rely on consent. Accepting the Terms of Use means agreeing to the rules of use; it is not consent to data processing. For this reason a cadet under 18 can use the portal without a parent's consent.
3. What data is processed
- Identity and contact: name, email address, role, rank, department, school, company.
- Onboard data: vessels, sign-on and sign-off dates, practice placements, task division.
- Training records: planned and signed tasks with dates and the signing officer, familiarisation and muster records, tasks marked not possible, remarks.
- Results: task test answers and results, COLREG practice rounds and answers.
- Evaluations: practice feedback forms (ratings and comments), monthly confirmations by the Captain or Chief Engineer, corrections with their reasons.
- Signatures: who signed what and when, and how (password session or employee ID card). For an employee ID card only a keyed hash of the card number and of the PIN is stored, never the card number itself.
- Account and security data: password hash, two-step verification secret, backup codes (hashed), sign-in sessions, failed sign-in counts, acceptance of the Terms of Use, a history of changes to the records.
The portal does not process special categories of personal data (such as health data).
4. Who can see the data
- The cadet sees their own record book, results, and the practice feedback once it has been signed.
- The school sees the records of its own cadets.
- The company sees the records of cadets placed with it and of its own staff.
- Officers on board (Captain, Chief Officer, Chief Engineer, supervisors) see the records of cadets on their ship.
- Mainbrace OÜ as the processor, only as far as needed to run and support the portal.
Data is not sold and not used for advertising.
5. Service providers
- Server and backups: the portal and its database run on a virtual server in Tallinn, Estonia, rented from Zone Media OÜ (Zone.ee) and managed by Mainbrace OÜ; encrypted connections (HTTPS) only. Backup copies are kept in Estonia.
- YouTube and Vimeo: some tasks contain training videos. The video is loaded from these services only when you open such a task; they then receive your IP address.
6. How long data is kept
- Cadets: the training record is kept for 5 years after the end of the cadet's last practice period (or after the account was created, if the cadet never went on board). Then the record is anonymised automatically: the name, email, sign-in data and all free-text remarks and comments are removed; what remains (dates, vessel, tasks, results and ratings) no longer carries the cadet's name, contact details or comments.
- Officers and staff: an account that has been archived is anonymised 5 years after it was archived, but not before the records of the cadets they signed for have been anonymised.
- Sign-in sessions end after a period of inactivity and are deleted; unused invitation links expire after 7 days.
- Backup copies are overwritten within 5 weeks.
Before a cadet's record is anonymised, the school can download the practice summary.
7. Your rights
You have the right to:
- access your data and receive a copy (cadets can download their practice summary themselves);
- have inaccurate data corrected;
- have your data erased or its processing restricted where the law allows (records that the school or company must keep are kept until the end of the retention period);
- object to processing based on legitimate interest;
- receive your data in a commonly used format (data portability) where processing is based on a contract.
Write to meeliskaljo@gmail.com. We answer within one month.
You can also complain to the Estonian Data Protection Inspectorate (Andmekaitse Inspektsioon), Tatari 39, 10134 Tallinn, info@aki.ee, www.aki.ee.
8. Changes
When this notice changes, the new version is published on this page with its date and version number.
Eesti keeles
Trainee Portaali privaatsusteade
Versioon 2 · 4. november 2026
See teade selgitab, kuidas Trainee Portaalis – meresõidukadettide digitaalses praktikapäevikus – isikuandmeid töödeldakse. Teade kehtib portaali kasutavatele kadettidele, laevaohvitseridele, laevandusettevõtete töötajatele ja koolide töötajatele.
1. Kes vastutab teie andmete eest
Vastutavad töötlejad. Vastutavad töötlejad on organisatsioonid, kes otsustavad, miks andmeid töödeldakse:
- Teie kool (mereõppeasutus) vastutab kadeti praktikaandmete eest: praktikapäevik, ülesannete kinnitused, testid, COLREG-i tulemused, praktika tagasiside, igakuised kinnitused ja praktika kokkuvõtted.
- Laevandusettevõte vastutab oma töötajate kontode ja pardaandmete eest: laevad, kadettide paigutused, pardaperioodid, ülesannete jaotus, igakuised kinnitused ja juhendamise aruanne.
Volitatud töötleja. Mainbrace OÜ (Eesti) haldab portaali koolide ja ettevõtete nimel ning töötleb andmeid ainult nende kirjalike juhiste alusel (andmetöötlusleping, isikuandmete kaitse üldmääruse artikkel 28).
Kontakt. Küsimuste korral või oma õiguste kasutamiseks kirjutage aadressil meeliskaljo@gmail.com. Edastame pöördumise vastutavale koolile või ettevõttele või vastame sellele nende nimel.
2. Miks ja mis alusel andmeid töödeldakse
- Kadeti praktika salvestamine ja tõendamine (praktikapäevik, kinnitused, testid, tagasiside, igakuised kinnitused, kokkuvõtted): koolile on see avalikes huvides täidetav ülesanne kutse- ja kõrgharidust reguleerivate seaduste alusel (üldmääruse artikli 6 lõike 1 punkt e); ettevõttele praktikaleping ning STCW konventsiooni ja meresõiduohutuse seaduse meremeeste väljaõppe nõuded (artikli 6 lõike 1 punktid b ja c).
- Pardapraktika korraldamine (laevad, perioodid, ülesannete jaotus, planeerimine): praktikaleping ja ohvitseride tööleping (artikli 6 lõike 1 punkt b).
- Kontod ja turvalisus (sisselogimine, kaheastmeline kinnitamine, töötaja ID-kaardid, turvalogid): vastutavate töötlejate ja Mainbrace OÜ õigustatud huvi hoida andmed usaldusväärsed ja kaitstud (artikli 6 lõike 1 punkt f).
Portaal ei tugine nõusolekule. Kasutajatingimustega nõustumine tähendab kasutusreeglitega nõustumist, mitte nõusolekut andmete töötlemiseks. Seetõttu võib alla 18-aastane kadett portaali kasutada ilma vanema nõusolekuta.
3. Milliseid andmeid töödeldakse
- Isiku- ja kontaktandmed: nimi, e-posti aadress, roll, ametikoht, osakond, kool, ettevõte.
- Pardaandmed: laevad, pardale tuleku ja lahkumise kuupäevad, praktikakohad, ülesannete jaotus.
- Praktikaandmed: planeeritud ja kinnitatud ülesanded koos kuupäeva ja kinnitanud ohvitseriga, laevaga tutvumise ja häirekorra andmed, laeval mittevõimalikuks märgitud ülesanded, märkused.
- Tulemused: ülesannete testide vastused ja tulemused, COLREG-i harjutusvoorud ja vastused.
- Hinnangud: praktika tagasiside vormid (hinded ja kommentaarid), kapteni või vanemmehaaniku igakuised kinnitused, parandused koos põhjustega.
- Allkirjad: kes mida millal kinnitas ja kuidas (parooliga sessioon või töötaja ID-kaart). ID-kaardi puhul salvestatakse ainult kaardi numbri ja PIN-koodi võtmega räsi, mitte kaardi numbrit ennast.
- Konto- ja turvaandmed: parooli räsi, kaheastmelise kinnitamise saladus, varukoodid (räsituna), sisselogimise sessioonid, ebaõnnestunud sisselogimiste arv, kasutajatingimustega nõustumine, andmete muudatuste ajalugu.
Portaal ei töötle eriliiki isikuandmeid (näiteks terviseandmeid).
4. Kes andmeid näeb
- Kadett näeb oma praktikapäevikut, tulemusi ja praktika tagasisidet pärast selle allkirjastamist.
- Kool näeb oma kadettide andmeid.
- Ettevõte näeb tema juurde paigutatud kadettide ja oma töötajate andmeid.
- Laeva ohvitserid (kapten, vanemtüürimees, vanemmehaanik, juhendajad) näevad oma laeval olevate kadettide andmeid.
- Mainbrace OÜ volitatud töötlejana üksnes portaali toimimiseks ja kasutajatoeks vajalikus ulatuses.
Andmeid ei müüda ega kasutata reklaamiks.
5. Teenusepakkujad
- Server ja varukoopiad: portaal ja andmebaas töötavad Tallinnas asuval virtuaalserveril, mille Mainbrace OÜ rendib ettevõttelt Zone Media OÜ (Zone.ee) ja mida haldab Mainbrace OÜ; ühendused on ainult krüpteeritud (HTTPS). Varukoopiaid hoitakse Eestis.
- YouTube ja Vimeo: mõne ülesande juures on õppevideo. Video laaditakse nendest teenustest alles siis, kui avate sellise ülesande; siis saavad nad teie IP-aadressi.
6. Kui kaua andmeid hoitakse
- Kadetid: praktikaandmeid hoitakse 5 aastat pärast kadeti viimase praktikaperioodi lõppu (kui kadett pardale ei läinudki, siis konto loomisest). Seejärel andmed anonüümitakse automaatselt: eemaldatakse nimi, e-post, sisselogimisandmed ning kõik vabatekstilised märkused ja kommentaarid; alles jäävad andmed (kuupäevad, laev, ülesanded, tulemused ja hinded) ei sisalda enam kadeti nime, kontaktandmeid ega kommentaare.
- Ohvitserid ja töötajad: arhiveeritud konto anonüümitakse 5 aastat pärast arhiveerimist, kuid mitte enne, kui nende poolt kinnitatud kadettide andmed on anonüümitud.
- Sisselogimise sessioonid lõpevad pärast tegevusetust ja kustutatakse; kasutamata kutselingid aeguvad 7 päevaga.
- Varukoopiad kirjutatakse üle 5 nädala jooksul.
Enne kadeti andmete anonüümimist saab kool praktika kokkuvõtte alla laadida.
7. Teie õigused
Teil on õigus:
- tutvuda oma andmetega ja saada neist koopia (kadett saab praktika kokkuvõtte ise alla laadida);
- nõuda ebaõigete andmete parandamist;
- nõuda andmete kustutamist või töötlemise piiramist, kui seadus seda lubab (andmed, mida kool või ettevõte peab säilitama, hoitakse säilitamistähtaja lõpuni);
- esitada vastuväiteid õigustatud huvil põhineva töötlemise suhtes;
- saada oma andmed üldkasutatavas vormingus (andmete ülekandmine), kui töötlemine põhineb lepingul.
Kirjutage aadressil meeliskaljo@gmail.com. Vastame ühe kuu jooksul.
Samuti võite esitada kaebuse Andmekaitse Inspektsioonile, Tatari 39, 10134 Tallinn, info@aki.ee, www.aki.ee.
8. Muudatused
Kui teade muutub, avaldatakse uus versioon koos kuupäevaga sellel lehel.